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SIP Tk-Anlage CentrexX

CentrexX Telefonkonferenz DienstArtikel validiert

1. Einleitung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie den Dienst Telefonkonferenz buchen und damit einen virtuellen Konferenzraum einrichten bzw. eine Telefonkonferenz  abhalten können.

Grundsätzliche Informationen zum Dienst erhalten Sie in den Punkten 2 bis 4. Die Beauftragung der Telefonkonferenz bei der Deutschen Telefon ist unter Punkt 5 und die Festlegung der Konferenz-PIN unter Punkt 6 beschrieben. Wie Sie die eigentliche Telefonkonferenz starten, erfahren Sie unter Punkt 7.  Eine Übersicht über die Kurzwahl-Optionen, die Sie als Moderator einer Telefonkonferenz besitzen, finden Sie unter Punkt 8.

Häufige Fragen und Probleme (FAQ) werden im letzten Punkt behandelt.

2. Kurzbeschreibung der Funktion

Damit Sie den kostenpflichtigen Dienst „Telefonkonferenz“ der SIP Tk-Anlage CentrexX nutzen können, muss der Technische Service der Deutschen Telefon Ihnen zunächst einen Konferenzraum auf einer Nebenstelle Ihrer Anlage einrichten. Diese Nebenstelle steht nur für den Konferenz-Service zur Verfügung und kann nicht als SIP-Konto zur Telefonie verwendet werden.

Der Konferenzraum kann nach der Einrichtung von allen Mitarbeitern genutzt werden, denen Sie die Einwahldaten zur Verfügung stellen. Die Einwahldaten sind die Rufnummer und die vergebene Konferenz-Pin. Die Rufnummer zur Einwahl entspricht der Telefonnummer der Nebenstelle, auf der der Konferenzraum eingerichtet wurde (in der Regel auch mit „Konferenzraum“ benannt). Die Power-Menü PIN der Nebenstelle „Konferenzraum“ wird verwendet, um die Konferenz-PIN für den Konferenzraum festzulegen oder zu ändern.

3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung

  • Der Dienst “Telefonkonferenz” muss beim Technischen Service der Deutschen Telefon gebucht werden.
  • Damit ein Konferenzraum eingerichtet werden kann, muss eine freie Durchwahl aus dem Rufnummernhaushalt Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX zur Verfügung stehen.
  • Um eine Telefonkonferenz gemäß dieser Anleitung durchzuführen, benötigen Sie die Telefonnummer der Nebenstelle, auf der der Konferenzraum eingerichtet wurde, sowie die Konferenzraum-PIN (zusätzlich gegebenenfalls die Moderator-PIN, siehe 5.3).

4.Basiswissen

5. Konferenzraum beauftragen

5.1 Bestellvorgang

Sie können den Dienst “Telefonkonferenz” formlos über  bei der Deutschen Telefon formlos buchen. Dieser Dienst steht nur Kunden der SIP Tk-Anlage CentrexX zur Verfügung. Die Einrichtung des Konferenzraums wird von der Deutschen Telefon nach Buchung des Dienstes automatisch vorgenommen. Die Kosten für den ständig verfügbaren Konferenzraum entnehmen Sie bitte unserer aktuellen Leistungsübersicht (Hyperlink). Zusätzlich wird eine Nebenstelle gebucht.

5.2 Checkliste Angaben bei Bestellung

Bitte machen Sie immer folgende notwendigen Angaben:

  • Ihre Kundennummer
  • Die Rufnummer der SIP Tk-Anlage CentrexX auf der der Dienst gebucht werden soll
  • Ihren Kontakt für Rückfragen der Deutschen Telefon

Machen Sie bitte außerdem folgende Angaben, damit die Deutsche Telefon die Einrichtung ganz in Ihrem Sinne vornehmen kann:

  • Gewünschte 4-stellige Konferenz-PIN (sonst zufällig bestimmt)
  • Benennung der Nebenstelle (Standard: „Konferenzraum“)
  • Moderator-PIN gewünscht ja/nein (siehe 5.3)
  • Maximale Teilnehmerzahl bis zu 50 (Standard: Maximale Teilnehmerzahl 25)

Es ist möglich, mehrere Konferenzräume zu beauftragen.

5.3 Moderator-PIN ja oder nein?

Hier die entscheidenden Unterschiede im Überblick:

Moderator-PIN ist vergeben:

  • Sie sind Moderator im Konferenzraum und können während der Sitzung per Kurzwahl verschiedene Einstellungen vornehmen (siehe Kurzwahl-Liste unter „8. Codewahlen für den Moderator“)
  • Sie erhalten eine Einwahl-PIN, die nur für den Moderator gilt (Moderator-PIN)
  • Alle anderen Teilnehmer loggen sich mit der Konferenz-PIN ein (wie in 7.2 beschrieben)
  • Die Konferenz startet erst, wenn der Moderator sich eingewählt hat und endet sofort, wenn dieser den Konferenzraum verlässt.
  • Eingeloggte Teilnehmer hören eine Wartemusik mit entsprechender Ansage, solange der Moderator den Konferenzraum noch nicht betreten hat.

Wichtig: Wenn eine Moderator-PIN vergeben wurde, kann eine Telefonkonferenz ohne Moderator nicht stattfinden! Es muss immer ein Teilnehmer mit der Moderator-PIN eingeloggt sein.

Moderator-PIN ist nicht vergeben:

  • Die Zugangsdaten sind für alle Teilnehmer gleich (entsprechend XX)
  • Die Telefonkonferenz startet, sobald sich mindestens zwei Teilnehmer eingewählt haben.
  • Der erste eingewählte Teilnehmer hört eine Wartemusik mit entsprechender Ansage, bis der zweite Teilnehmer den Konferenzraum betritt.
  • Ein Ausschluss von Teilnehmern ist nicht möglich. Alle Teilnehmer sind gleichberechtigt.

6. Festlegung/Änderung von Konferenz-PIN und Moderator-PIN

6.1 Konferenz-PIN

Für alle Teilnehmer (bei vergebener Moderator-PIN: Für alle Teinehmer außer dem Moderator) erfolgt die Einwahl in den Konferenzraum über die Konferenz-PIN. Bei der ersten Beauftragung wird eine Konferenz-PIN für Ihren Konferenzraum durch die Deutsche Telefon vergeben. Sie können wie folgt jederzeit eine neue Konferenz-PIN festlegen:

  • Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle „Konferenzraum“.
  • Geben Sie nach Aufforderung die Power Menü-PIN der Nebenstelle „Konferenzraum“ ein (nicht die bisherige Konferenz-PIN!).
  • Geben Sie nach Aufforderung eine neue 4-stellige PIN ein, die zukünftig als neue Konferenz-PIN zur Einwahl in den Konferenzraum gilt.
  • Sie können den Vorgang beliebig oft wiederholen, um jeweils eine neue Konferenz-PIN festzulegen. Die alte Konferenz-PIN ist unmittelbar nach Festlegung der neuen ungültig.

Hinweis: Wenn Sie die neue Konferenz-PIN eingeben, drücken Sie die Tasten nicht zu schnell/hektisch, damit es nicht zu einer Fehlinterpretation durch die Ziffernerkennung kommt. Testen Sie die neue Konferenz-PIN unmittelbar nach der Festlegung und bevor Sie zu einer neuen Telefonkonferenz einladen. Sollte es bei der Erkennung der Konferenz-PIN zu einem Fehler gekommen sein, können Sie die obigen Schritte zur Festlegung einer neuen Konferenz-PIN einfach noch einmal durchführen.

6.2 Moderator-PIN

Wenn Sie eine Moderator-PIN beantragt haben, erhalten Sie diese direkt von der Deutschen Telefon. Soll die Moderator-PIN geändert werden, eröffnen Sie bitte ein Ticket beim Technischen Service der Deutschen Telefon.

Alle anderen Teilnehmer loggen sich mit der Konferenz-PIN ein, die Sie (auch bei vergebener Moderator-PIN) wie in 6.2 beschrieben selber festlegen können.

7. Einwahl in den Konferenzraum

7.1 Vorbereitende Schritte

Alle Teilnehmer benötigen zur Einwahl die Telefonnummer der Nebenstelle „Konferenzraum“, die von Ihnen festgelegte Konferenz-PIN (wie in Abschnitt 6 beschrieben), sowie Datum und Uhrzeit, zu der die Telefonkonferenz stattfinden soll. Stellen Sie sicher, dass allen eingeladenen Teilnehmern diese Daten zugänglich sind.

7.2 Einwahl mit Konferenz-PIN (keine Moderator-PIN vergeben)

  • Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle „Konferenzraum“.
  • Geben Sie nach Aufforderung die Konferenz-PIN ein.
  • Nennen Sie nach Aufforderung Ihren Namen und drücken die #-Taste. Wird die #-Taste nicht gedrückt, erfolgt nach ca. 10 Sekunden der Timeout und das bisher Gesprochene (inkl. Stille) wird als Name für das betreten/verlassen der Konferenz genutzt.
  • Als erster Teilnehmer hören Sie bis zum Betreten weiterer Teilnehmer eine Wartemusik mit entsprechender Ansage.
  • Weitere Teilnehmer wählen sich genauso ein.
  • Weitere Teilnehmer werden mit dem von ihnen aufgesprochenen Namen bei Betreten und Verlassen des Konferenzraums benannt.

7.3 Einwahl bei vergebener Moderator-PIN

  • Wählen Sie die Rufnummer der Nebenstelle „Konferenzraum“.
  • Geben Sie als Moderator nach Aufforderung die Moderator-PIN ein. Alle anderen Teilnehmer geben die Konferenz-PIN ein.
  • Nennen Sie nach Aufforderung Ihren Namen und drücken die #-Taste. Wird die #-Taste nicht gedrückt, erfolgt nach ca. 10 Sekunden der Timeout und das bisher Gesprochene (inkl. Stille) wird als Name für das betreten/verlassen der Konferenz genutzt.
  • Solange der Moderator noch nicht eingeloggt ist, hören alle Teilnehmer eine Wartemusik mit entsprechender Ansage.
  • Die Telefonkonferenz beginnt, sobald der Moderator eingeloggt ist und endet sofort, sobald der Moderator den Konferenzraum wieder verlässt.
  • Nach dem Start der Telefonkonferenz werden weitere Teilnehmer mit dem von ihnen aufgesprochenen Namen bei Betreten und Verlassen des Konferenzraums benannt.
  • Der Moderator kann außerdem den letzten beigetretenen Teilnehmer wieder entfernen, sowie die Telefonkonferenz für den Beitritt weiterer Teilnehmer schließen

8. Codewahlen für den Moderator

8.1 Codewahlen in CentrexX 2.0 oder höher

Wenn eine Moderator-PIN vergeben wurde (siehe 5.1), muss sich eine Person mit dieser PIN als Moderator einloggen, um die Telefonkonferenz zu starten. Verlässt der Moderator den Konferenzraum bzw. beendet er das Telefonat, endet die Telefonkonferenz auch für alle anderen Teilnehmer.

Er hat während der Telefonkonferenz zusätzliche Möglichkeiten per Codewahl am Telefon, Einfluss auf die Telefonkonferenz zu nehmen. Durch das Drücken der *-Taste wird ein Sprachmenü gestartet. Sie können das Sprachmenü jederzeit unterbrechen, indem Sie eine Kurzwahl ausführen. Folgende Kurzwahl-Optionen werden Ihnen aufgeführt:

* 1 sich selber stumm schalten/ stumm wieder deaktivieren

* 2 den Konferenzraum für den Beitritt weiterer Teilnehmer schließen/ wieder öffnen

* 3 den letzten beigetretenen Teilnehmer aus dem Konferenzraum entfernen

* 4 die Lautstärke der Telefonkonferenz erhöhen

* 6 die Lautstärke der Telefonkonferenz verringern

* 7 die eigene Lautstärke erhöhen

* 9 die eigene Lautstärke verringern

* 8 weitere Optionen aufführen (Ebene 2)

Ebene 2:

* 1 Eine Liste aller Teilnehmer aufrufen

* 2 Alle Nicht-Moderatoren von der Telefonkonferenz ausschließen

* 3 Alle Nicht-Moderatoren stumm schalten / stumm wieder deaktivieren

* 8 das Sprachmenü verlassen und zur Telefonkonferenz zurückkehren

8.2 Codewahlen in älteren Versionen

Die Nummernzuteilung bei Versionen der SIP Tk-Anlage CentrexX, die älter als Version 2.0 sind, weicht von der in 8.1 aufgeführten Auflistung ab. Drücken Sie die  *-Taste und folgen Sie der akustischen Auflistung im Sprachmenü. Es werden alle verfügbaren Optionen aufgezählt. Sie können das Sprachmenü jederzeit unterbrechen, indem Sie eine Kurzwahl ausführen.

Die in 8.1 aufgeführten Optionen auf Ebene 2 stehen in Versionen, die älter als CentrexX 2.0 sind, leider nicht zur Verfügung.

9. Mögliche Fehlerquellen / FAQ

9.1 Wird die Nebenstelle, auf der der Konferenzraum eingerichtet wurde, bei einer Flatrate mit berechnet?

Grundsätzlich wird jede Nebenstelle automatisch für die Berechnung der Flatrate erfasst. Damit die Nebenstelle des Konferenzraums bei der Berechnung der Flatrate ausgenommen wird, melden Sie diese deshalb bitte dem Auftragsmanagement.

 

Benötigen Sie weiterführende Hilfe?

Wenn Sie zusätzliche Unterstützung brauchen, bitten wir Sie, ein Ticket über das Online-Ticket-Portal service.deutsche-telefon.de zu eröffnen. Zu diesem Ticket-Portal gelangen Sie auch über die Internetseite www.deutsche-telefon.de. Gerne setzen wir uns dann zeitnah mit Ihnen in Verbindung. 

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Ihr Service-Team der Deutsche Telefon Standard AG

 

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