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Administrator: Telefonie-Effizienz

Funktionsbeschreibung

Das Leistungsmerkmal Telefonie-Effizienz ermöglicht dem Administrator die Effizienz der jeweiligen Telefonnutzer (Nebenstellen) oder Arbeitsgruppen als Übersicht einzusehen. So lassen sich für jede Nebenstelle die Anzahl aller entgangenen und angenommenen Anrufe anzeigen.

Ausführliche Beschreibung

Befindet sich der Administrator in der Anschlussübersicht des Power Menüs, befindet sich auf der rechten Seite der Menüpunkt Telefonie-Effizienz. Um das Telefonieverhalten aller Nebenstellen einzusehen, kann dann im 1. Schritt zwischen verschiedenen Auswertungstypen ausgewählt werden: Es kann ausgewählt werden, ob alle Telefonate ausgewertet werden sollen oder nur alle eingehenden Telefonate. Die Auswertung aller Telefonate, einzelner Nebenstellen, Nebenstellen-Gruppen und Sammelanschüsse beinhaltet die Anzahl der Besetztsituationen, die Durchschnittliche Länge der Gespräche und die Anzahl der Telefonate.

Da die ausgehenden Telefonate in der Regel über den Bereich “Statistiken” ausgewertet werden, liegt im Bereich “Effizienz Statistiken” das Hauptaugenmerk auf den eingehenden Telefonaten. Um dennoch auch ausgehende Telefonate zu berücksichtigen, kann die Checkbox “Nur eingehende Telefonate” deaktiviert werden. Zu beachten ist das die Statistiken für ausgehende Telefonate von den Ergebnissen im Bereich “Statistiken” abweichen können. Außerdem darf der Zeitraum der Auswertung nicht länger als 1 Monat sein. Diese Begrenzung wurde eingerichtet, um den wachsenden Datenmengen gerecht zu werden.

Telefonieeffizienz Statistiktyp auswaehlen

Es kann ausgewählt werden, ob einzelne Nutzer, eine Nebenstellengruppe oder eine Sammelstelle eingesehen werden soll:

Telefonieeffizienz Nutzer oder Gruppenübersicht

Im nächsten Schritt wird der jeweilige Zeitraum für die Auswertung festgelegt:

Telefonieeffizienz: Zeitraum auswählen

Wesentlich bei den Auswertungen ist, dass sowohl ankommende als auch abgehende Gespräche ausgewertet werden können. Gleiches gilt für interne als auch für externe Gespräche. Dies unterscheidet diese Auswertung von der Telefonkosten-Statistik, in der nur die externen ausgehenden Anrufe erfasst werden.

Die Auswertung kann ausgegeben werden: 

  • je Nutzer
  • je Nutzergruppe
  • für alle Nutzer des Unternehmens

Es werden jeweils ausgewertet und angezeigt: 

  1. Besetzt-Status: In Besetztsituationen je definiertem Zeitraum 
  2. Nicht angenommene Anrufe: Eingehende Gespräche, die nicht entgegengenommen oder durch eine voreingestellte Weiterleitung abgearbeitet wurden, sondern bei denen der Anrufer aufgelegt hat 
  3. Telefongesprächslänge: Durchschnittliche Länge von Telefonaten je definiertem Zeitraum 
  4. Gesprächshäufigkeit: Anzahl Telefongespräche pro definiertem Zeitraum

Die Zeitintervalle können zur Auswertung individuell definiert werden:

  • gestern
  • letzte Woche (Montag, 0:00 Uhr bis Sonntag, 24:00 Uhr)
  • letzter voller Monat • kumuliert aktueller Monat bis gestern Nacht, 24:00 Uhr
  • Definition eines eigenen Zeitintervalls

Die Daten zur Auswertung stehen bis jeweils zum Vortag, 24:00 Uhr, zur Verfügung. Der Auswertungs-Bildschirm zeigt neben der “Anzahl der Telefonate” und der durchschnittlichen “Länge der Telefonate” Informationen über nicht angenommene Anrufe.

Per Dropdown können unterschiedliche Informationen über die verpassten Anrufe angezeigt werden.

Zur Verfügung stehen:

  • Alles: Zeigt die Auswertung über alle nicht angenommene Anrufe
  • Weiter geleitet: Zeigt nicht angenommene Anrufe, welche automatisch auf einen anderen Anschluss umgeleitet wurden
  • Auf AB geleitet: Zeigt auf den Anrufbeantworter weiter geleitete Telefonate
  • Aufgelegt: Zeigt Fälle, in denen der Anrufer während des Klingelns aufgelegt hat
  • Schleife: Wurde mit Rufumleitungen oder Backup Nummern eine Schleife konstruiert ( Nbst. 12 leitet zu Nbst. 13, Nbst. 13 leitet zu Nbst. 12) werden die entsprechenden Statistiken hier aufgeführt.

Der letzte Punkt „Schleife“ vereinfacht die Fehleranalyse, da so schnell geprüft werden kann, ob Kunden eine Schleife konfiguriert haben. Am Ende der Seite findet sich die Tabelle mit allen nicht angenommenen Anrufen (vorher erreichbar über das Formular “Nicht angenommene Anrufe”. Sie kann per Button angezeigt werden. Die Auswertung aller Telefonate, einzelner Nebenstellen, Nebenstellen-Gruppen und Sammelanschüsse beinhaltet die Anzahl der Besetztsituationen, die Durchschnittliche Länge der Gespräche und die Anzahl Telefonate.

Telefonieeffizienz Statistiken.png

Der Download der Auswertung als PDF Datei, sowie die PDF Datei, die der Nutzer sich per Mail zusenden kann, enthalten ebenfalls die einzelnen Auswertungen über nicht angenommene Telefonate. Ebenfalls kann eine komplette Liste der verpassten Anrufe aufgerufen werden. Hierbei wird das Datum, die Uhrzeit und die Anrufernummer, sowie der Name, wenn bekannt angezeigt.

Telefonieeffizienz Liste der verpassten Anrufe.png

Telefonieeffizienz Liste der verpassten Anrufe 2

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