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SIP Tk-Anlage CentrexX

Fax-to-Mail: Wie funktioniert der Fax-Empfang per E-Mail?Artikel validiert

1. Einleitung

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie im Power Menü als Nutzer die Funktion Fax-to-Mail aktivieren und Faxe per E-Mail empfangen können.

Grundlegende Informationen und wichtige Hinweise zur Funktion können Sie den Punkten 2 bis 6 entnehmen. Die Aktivierung von „Fax-to-Mail“ ist unter „7. Fax-to-Mail einrichten“ und der eigentliche Sende- und Empfangsvorgang unter „8. Faxe per Mail empfangen“ beschrieben.

2. Kurzbeschreibung

Die Funktion Fax-to-Mail ermöglicht es, eingehende Faxe auf hinterlegten E-Mail-Adressen zu empfangen. Die Dokumente werden im PDF- und/oder TIF-Format übermittelt. Der Administrator erteilt die Freigabe für den Dienst und hinterlegt für den Empfang eine E-Mail-Adresse je Nebenstelle. Der Nutzer kann dann im Power Menü bis zu 4 zusätzliche E-Mail-Adressen anlegen, die zum Beispiel als Urlaubsvertretung genutzt werden können.

3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung

  • Um nachfolgende Anleitung auszuführen, benötigen Sie Ihre Zugangsdaten als Nutzer der SIP Tk-Anlage CentrexX (Rufnummer und PIN).
  • Sie benötigen eine gültige E-Mail-Adresse, auf der die eingehenden Faxe empfangen werden können.
  • Ein Administrator muss Fax-to-Mail für Ihre Nebenstelle freigegeben und eine Empfängeradresse eingetragen haben. Nähere Informationen dazu finden Sie im Artikel der Online-Hilfe „Fax-to-Mail“.

4. Basiswissen

5. Wichtige Hinweise zum Dienst Fax-to-Mail

  • Der Administrator muss im Power Menü für jeden Nutzer einzeln mindestens eine Fax-to-Mail erstmalig hinterlegen und kann den Dienst auch direkt zur Bereitstellung aktivieren. Duch die Aktivierung werden die notwendigen Einrichtungen konfiguriert.
  • Nach der Aktivierung durch einen Administrator kann der Nutzer den Dienst selber aktivieren/deaktivieren, sowie zusätzliche Empfängeradressen anlegen.
  • Ist der Dienst Fax-to-Mail aktiviert, werden Faxe an die Nummer (Beispiel: 06131-62468-99-13) der betreffenden Nebenstelle, dem Absender mit dem jeweiligen Übertragungsstatus (Fax-Sendebericht)  signalisiert. Es ist nicht gestattet, die Funktion Fax-to-Mail als kommerziellen Fax-to-Mail-Dienst Dritten gegen Entgelt anzubieten!
  • Sollten Sie den Dienst zum Scan von Unterlagen bzw. zur Fax-Übertragung im eigenen Rufnummernhaushalt genutzt werden, ist als Ziel die Rufnummer +49-xxx zu verwenden. Kosten für die interne Übertragung fallen dabei nicht an!

6. Vorbereitung

7. Fax-to-Mail einrichten

Klicken Sie nach der Anmeldung als Nutzer in der Übersicht unter „Hauptmenü“ auf den Button „Ihr Fax-to-E-Mail Dienst“.

(Alternativ gelangen Sie ebenfalls vom Hauptmenü aus über „Persönliche Einstellungen“ → Ihr Fax-to-E-Mail Dienst“ auf dieselbe Seite).

Fax to Mail OH 01 05 Nu 03 Fax to Mail einrichten01 171106

Sie gelangen zur Übersicht „Ihr Fax-to-E-Mail Service“, in der Sie den Fax-Empfang aktivieren/deaktivieren und neue E-Mailadressen eintragen können.

Fax to Mail OH 01 05 Nu 04 Fax to Mail einrichten02 171106

Wenn die Funktion noch nicht von einem Administrator freigeschaltet wurde, sehen Sie zwar das Häkchen zur Aktivierung und die Felder zum Eintragen der Adressen, diese aber können von Ihnen nicht beschrieben werden. Bitte wenden Sie sich im dem Fall an Ihren Administrator.

Wenn die Funktion von einem Administrator freigeschaltet wurde, ist bereits unter „Ihre Email-Adresse“ eine Adresse eingetragen.

Fax to Mail OH 01 05 Nu 05 Fax to Mail einrichten03 171106

Sie haben nun folgende Optionen:

  • Aktivieren: Setzen Sie das Häkchen bei „Fax-to-E-Mail Dienst aktivieren“. Klicken Sie auf „speichern“ (Button unten). Hinweis: Es kann einige Minuten dauern, bis der Dienst aktualisiert wurde. In dieser Zeit kann die Übersicht “Ihr Fax-to-E-Mail Service” nicht mehr aufgerufen werden. Sobald die Seite aufgerufen werden kann und Sie in der Übersicht den aktualisierten Status korrekt angezeigt bekommen, steht auch der Dienst zur Verfügung.
  • Deaktivieren: Entfernen Sie das Häkchen bei „Fax-to-E-Mail Dienst aktivieren“ und klicken anschließend unten links auf “speichern”. In dem Fall werden die bisherigen Einstellungen in den zentralen Einrichtungen de-provisioniert/gelöscht!
  • Weitere Empfänger anlegen: Tragen Sie die E-Mail-Adressen zusätzlicher Empfänger in die Felder „E-Mail-Adresse 2“ bis „E-Mail-Adresse 5“ ein. Klicken Sie auf „speichern“. Beachten Sie, dass eingehende Faxe immer an alle eingetragenen Adressen verschickt werden.
  • Unter „Ihre E-Mail-Adresse“ können Sie keine Änderungen vornehmen. Wenn eine andere E-Mail-Adresse eingetragen werden soll, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator fürs Power Menü.

Beispiel für weitere eingetragene E-Mail-Adresse, z.B. für die Urlaubsvertretung:

Fax to Mail OH 01 05 Nu 05b Fax to Mail einrichten03b Praxisbeispiel 182808

8. Faxe per Mail empfangen

8.1 Zielrufnummer für Fax-Empfang

Die Faxnummer Ihrer Nebenstelle können Sie ganz einfach in der Übersicht „Ihr Fax-to-E-Mail Service“ einsehen (oben mittig).

Fax to Mail OH 01 05 Nu 06 Zielrufnummer01 171106

Alternativ finden Sie die Fax-Durchwahl (ohne Kopfnummer) auch unter „Hauptmenü“- „Persönliche Einstellungen“- „Persönlicher Telefonstatus“:

Fax to Mail OH 01 05 Nu 07 Zielrufnummer02 171109

Die Faxnummer generiert sich aus der Kopfnummer Ihres Rufnummernblocks, der Vorziffer für Ihren Fax-to-Mail-Empfang (hier z.B. die 99) und der Durchwahl der Nebenstelle. Das Muster lautet also:

Vorwahl-Kopfnummer-Vorziffer „Fax-to-Mail“- Durchwahl Nebenstelle

Beispielnummer:

06131-62468-99-13

Auf diese Weise lassen sich auch die Faxnummern anderer Nebenstellen leicht ermitteln.

Ein Administrator kann die Vorziffer für „Fax-to-Mail“ auch im Power Menü unter „Nutzerverwaltung“ → „Vorziffern“ einsehen.

8.2 Fax-Empfang

An die Zielrufnummer gesendete Faxe werden Ihnen als Anhang im pdf-Format per E-Mail zugesendet. Bilder werden im .tif-Format gesendet. Alle in der Übersicht „Ihr Fax-to-Mail-Service“ eingetragenen E-Mail-Adressen erhalten das Fax.

Ist ein Fax an die hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) geliefert, erhält der Sender eine Bestätigung, dass das Fax erfolgreich zugestellt wurde. Stellen Sie deshalb sicher, dass die hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) regelmäßig abgerufen werden.

Wenn Sie Fax-to-Mail zum ersten Mal nutzen, empfehlen wir ein Probefax an die Zielrufnummer zu senden. Beachten Sie dabei insbesondere die Einstellungen Ihres Spam-Filters bzw. passen diesen entsprechend an.

Um ein auf diesem Weg empfangenes Fax aus Ihrem E-Mail-Programm ebenfalls als Fax zu beantworten, muss zusätzlich der Dienst Mail-to-Fax für Ihre Nebenstelle aktiviert sein. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte dem Artikel der Online-Hilfe "Mail-to-Fax: Wie verschicke ich ein Fax per E-Mail?" (für Nutzer) oder dem Artikel "Mail-to-Fax" (für Administratoren).

8.3 Verteiler- oder Sammeladressen als Empfangsadresse

Um für den Fax-Empfang einen Empfängerkreis zu definieren, haben Sie im Power Menü die Möglichkeit, wie in Punkt 8 beschrieben, bis zu 4 zusätzliche E-Mail-Adressen einzutragen.

Alternativ können Sie selbstverständlich auch eine E-Mail-Adresse mit hinterlegtem Verteiler als zusätzliche Empfänger-Adresse eintragen, um zum Beispiel ein wechselndes Team zur Bearbeitung von Fax-Bestellungen einfacher abzubilden. Beachten Sie in diesem Fall aber, dass Sie nicht Ihre Hauptadresse ändern können und dass eine Deaktivierung Ihrer Funktion „Fax-to-Mail“ sämtliche eingetragenen Empfangsadressen betrifft. Die Einrichtung eines Verteilers innerhalb Ihrer E-Mail Anwendung liegt außerhalb der Verantwortung der DTS.

Die Hauptadresse (unter „Ihre E-Mailadresse“) kann nur von einem Administrator eingetragen/geändert werden. Sollten Sie also eine Sammeladresse als Hauptadresse bzw. einzige Adresse wünschen, wenden Sie sich bitte an einen Administrator. Es ist in einem solchen Fall aber sinnvoller, für diese Fax-Nummer eine eigene Nebenstelle anzulegen oder für diesen Zweck die Firmenrufnummer zu verwenden (siehe Admin: Fax-to-Mail). Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass die für „Fax-to-Mail“ vom Administrator für Ihre Nebenstelle hinterlegte E-Mail-Adresse zugleich unter „Status“ als E-Mail-Adresse Ihrer Nebenstelle angezeigt wird. Diese dient (unter anderem) auch als Empfangsadresse, wenn Sie eine neue automatisch generierte PIN fürs Power Menü anfordern.

Fax to Mail OH 01 05 Nu 08 Zielrufnummer03 171109

9. Mögliche Fehlerquellen / FAQ

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