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SIP Tk-Anlage CentrexX

Fax-to-Mail Artikel validiert

1. Einleitung

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie als Administrator im Power Menü der Tk-Anlage CentrexX den Dienst „Fax-To-Mail“ aktivieren können. Nach den grundsätzlichen Informationen und Hinweisen unter den Punkten 2 bis 6, gelangen Sie unter „7. Fax-to-Mail einrichten“ zur Freigabe der Funktion für eine Nebenstelle. Unter Punkt 8 erfahren Sie alles zu potenziellen Faxrufnummern für Fax-to-Mail.

2. Kurzbeschreibung

Die Funktion Fax-to-Mail ermöglicht es, eingehende Faxe auf hinterlegten E-Mail-Adressen zu empfangen. Die Dokumente werden im PDF- und TIF-Format übermittelt. Für jede Nebenstelle kann eine eigene Fax-Nummer mit ein bis fünf empfangenden Adressen eingerichtet werden. Zudem kann eine E-Mail-Adresse für den Empfang von Faxen an die Firmenrufnummer hinterlegt werden.

3. Voraussetzung für die Ausführung der Anleitung

Um nachfolgende Anleitung auszuführen, benötigen Sie die Administrator-Zugangsdaten Ihrer SIP Tk-Anlage CentrexX (Kopfnummer und Kennwort).

Für die Freischaltung muss jeder Nebenstelle eine gültige E-Mail-Adresse zum Empfang zugeordnet werden.

4. Basiswissen

5. Wichtige Hinweise zum Dienst Fax-to-Mail

  • Ein Administrator im Power Menü muss für jeden Nutzer einzeln Fax-to-Mail aktivieren und eine Empfängeradresse anlegen.
  • Nach dem Änderungen am Status von Fax-to-Mail (aktivieren oder neue E-Mail-Adresse) für eine Nebenstelle vorgenommen wurden, ist die Funktion nach nur 2 bis 3 Minuten verfügbar. In diesem Zeitraum steht für die entsprechende Nebenstelle die Option „editieren“ in der Nebenstellenübersicht vorübergehend nicht zur Verfügung.
  • Nach der einmaligen Aktivierung durch einen Administrator, kann der Nutzer den Dienst selber deaktivieren und wieder aktivieren, sowie zusätzliche Empfängeradressen angeben.
  • Ist der Dienst Fax-to-Mail aktiviert, werden Faxe an die Nummer der betreffenden Nebenstelle dem Absender als erfolgreich zugestellt signalisiert. Stellen Sie deshalb sicher, dass die Mailadresse korrekt ist und regelmäßig abgerufen wird.
  • Es ist nicht gestattet, die Funktion Fax-to-Mail als kommerziellen Fax-to-Mail-Dienst  Dritten gegen Entgelt anzubieten!

6. Vorbereitung

7. Fax-to-Mail einrichten

7.1 Nebenstellenübersicht aufrufen

Klicken Sie nach der Anmeldung als Administrator im Hauptmenü rechts auf „Nutzerverwaltung“.

Fax to Mail OH 01 05 AD 03 Nebenstellenübersicht aufrufen01 171109

Klicken Sie im Menü „Nutzerverwaltung“ auf „Nebenstellenübersicht“.

Fax to Mail OH 01 05 AD 04 Nebenstellenübersicht aufrufen02 171109

7.2 Fax-to-Mail aktivieren

Wählen Sie in der Nebenstellenübersicht den Button „editieren“(vorletzte Spalte) in der Zeile der gewünschten Nebenstelle (bzw. des gewünschten Sammelanschluss).

 Fax to Mail OH 01 05 AD 05 Fax to Mail aktivieren01 171109

Sie gelangen zur Übersicht „Nebenstelle bearbeiten“. Tragen Sie unter Fax-to-E-Mail in das beschreibbare Feld die Empfängeradresse und setzen ein Häkchen vor „Fax-to-E-Mail Dienst aktivieren“. Klicken Sie ganz unten auf den Button „speichern“. Nach dem Speichern ist „Fax-to-Mail“ nach einer kurzen Bearbeitungszeit von 2-3 Minuten freigegeben und kann vom Nutzer der Nebenstelle im Power Menü aktiviert werden. In diesem Zeitraum ist der Button „editieren“ für die bearbeitete Nebenstelle kurzzeitig nicht verfügbar.

Fax to Mail OH 01 05 AD 05 Fax to Mail aktivieren02 171109

Beachten Sie, dass die hier eingetragene E-Mail-Adresse auch in den Nebenstellenstatus dieser Nebenstelle übernommen wird und vom Nutzer der Nebenstelle z.B. dazu verwendet werden kann, eine neue PIN per E-Mail anzufordern.

8. Fax-Zielrufnummern verwalten

8.1 Zielrufnummer je Nebenstelle

Schalten Sie „Fax-to-Mail“ für alle Nebenstellen (oder Sammelanschlüsse) frei, deren Nutzer über eine eigene Fax-Nummer für den Fax-Empfang verfügen sollen.

Die Fax-Rufnummer generiert sich dabei jeweils aus der Kopfnummer des Rufnummernblocks, der Vorziffer für den Fax-to-Mail-Dienst und der Durchwahl der Nebenstelle.

Die Vorziffer für “Fax-to-Mail” können Sie im Power Menü Administrator einsehen. Klicken Sie im Menü „Nutzerverwaltung“ auf „Vorziffern“.

Fax to Mail OH 01 05 AD 06 Zielrufnummer01 171109

Scrollen Sie in der Vorziffernübersicht zu „Vorziffer für Ihren Fax-to-E-Mail-Service“. Im gezeigten Beispiel lautet die Vorziffer „99“.

Fax to Mail OH 01 05 AD 07 Zielrufnummer02 171109

Mit Hilfe der Fax-Vorziffer lassen sich die Faxrufnummern sämtlicher Nebenstellen leicht ermitteln. Alle Faxrufnummern werden nach folgendem Muster gebildet:

Vorwahl-Kopfnummer-Vorziffer „Fax-to-Mail“- Durchwahl Nebenstelle

Beispielnummer:

Unter der Annahme, die Vorziffer für „Fax-to-Mail“ sei 99, würde die Fax-Rufnummer für die Nebenstelle 13 der Deutschen Telefon so lauten:  

06131-62468-99-13

Die komplette Durchwahl für die Faxrufnummer (Vorziffer Fax+ Durchwahl Nebenstelle) finden Sie auch in der Nebenstellenübersicht unter der Spalte “Fax-to-E-Mail Durchwahl”.

Fax to Mail OH 01 05 AD 08 Zielrufnummer03 171109

Der Nutzer findet die ihm zugeordnete Faxrufnummer außerdem im Power Menü Nutzer in der Übersicht von „Ihr Fax-to-E-Mail Service“ seiner Nebenstelle.

8.2 Zielrufnummer Firmenfax „Zentrale“

Unter „Nutzerverwaltung“ → „Vorziffern“ finden Sie außerdem die Möglichkeit, eine E-Mail-Adresse für die Zielrufnummer „Kopfnummer-Vorziffer Fax-to-Mail (-ohne Nebenstellenziffer)” zu hinterlegen. Diese Zielrufnummer ohne Nebenstellenzuordnung können Sie z.B. als Faxrufnummer der Zentrale definieren. Stellen Sie aber sicher, dass die hier eingetragene Adresse regelmäßig abgerufen wird.

Fax to Mail OH 01 05 AD 09 Zielrufnummer Firmenfax 171109

Als Default ist hier automatisch die zur Registrierung im Power Menü Administrator verwendete E-Mail-Adresse eingetragen.

 

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